Dans le cadre de l’entretien d’une machine à affranchir, il convient de s’intéresser à l’état de ses différents composants. Parmi ces derniers se trouve sa cartouche d’encre, le carburant qui lui permet de fonctionner. Lors de chaque affranchissement, une partie de l’encre contenue dans ce composant est utilisée pour imprimer les différentes informations nécessaires au traitement du courrier. La principale panne qui guette ce composant correspond ainsi à l’épuisement de la réserve d’encre. Dans ce cas, le bon sens souhaiterait que son propriétaire acquière un nouveau réservoir pour permettre le traitement de nouveaux courriers. Cette tâche peut toutefois se révéler difficile en raison de la diversité de l’offre en matière d’encre pour machine à affranchir.
Avant de s’intéresser aux critères à prendre en compte pour choisir une encre pour machine à affranchir, il peut être pertinent de s’attarder sur les facteurs qui influencent son épuisement. Le premier facteur correspond bien entendu à la fréquence d’utilisation de la machine à affranchir. Le second facteur de son côté correspond au volume de courriers à traiter. Quant au dernier facteur, il correspond à la puissance de la machine à affranchir. Enfin, il faut noter que les fonctionnalités du modèle de machine à affranchir influencent aussi sa consommation en encre. Un modèle intelligent saura par exemple gérer les volumes d’encre tandis que les machines à affranchir de base utiliseront la même quantité pour chaque information.
Le premier critère de choix pour une encre pour machine à affranchir correspond à la référence de cette dernière. Un modèle de type tpMAc par exemple utilise des réservoirs d’encre plus petits qu’une machine à affranchir MAI. Le second critère de choix pour une encre pour machine à affranchir correspond à la marque de cette dernière. Pour éviter les problèmes liés à la compatibilité, il est recommandé d’opter pour un réservoir d’encre produit par la même marque qui s’occupe de la conception de la machine à affranchir. Malgré tout, il existe des modèles compatibles qui conviennent à tous les modèles. Enfin, les derniers éléments à prendre en compte pour le choix d’une encre pour machine à affranchir correspondent à sa couleur et sa qualité.